Confirmation de notre information (voir Fil-Social n°32485), les ordonnances prévues par la loi d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19 prévoient bien des mesures très attendues par les organismes mutualistes et paritaires pour l’organisation de leurs instances. Explication par M° Thierry Guillois, spécialiste reconnu du droit mutualiste (PDGB Avocats).
Thierry GuilloisAvocat Cabinet PDGB
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La loi qui vient d’être adoptée intègre, dans le champ des mesures sujettes à ordonnance « la simplification et l’adaptation des « conditions dans lesquelles les assemblées et les organes collégiaux dirigeants des personnes morales de droit privé se réunissent et délibèrent ». « En d’autres termes », explique Thierry Guillois, « le texte renforce l’intervention des outils digitaux dans la préparation et la tenue des réunions statutaires, que ce soit les conseils d’administrations et les assemblées générales ».
Pour les assemblées générales
La communication des documents des assemblées générales « peut désormais être valablement effectuée par message électronique, sous réserve que le membre indique dans sa demande l’adresse électronique à laquelle elle peut être faite ».
Le texte prévoit la possibilité de tenir une assemblée générale sans présence physique des délégués, en faisant appel à la visioconférence par exemple. Et surtout la possibilité d’opter pour ce moyen y compris lorsque la procédure de convocation pour une forme traditionnelle d’assemblée aura été préalablement lancée. Le Conseil d’administration devra en informer les membres par tous moyens (y compris électroniques), trois jours ouvrés avant la date de la convocation.
Le dispositif est toutefois exceptionnel. Une condition s’applique : que le lieu de réunion de l’assemblée générale soit l’objet, à la date de la convocation ou à celle de sa tenue, d’une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires. Dans ce cas, précise M° Guillois, le texte « étend et assouplit exceptionnellement le recours à la visioconférence et aux moyens de télécommunication, en l’autorisant nonobstant toute autre clause contraire des statuts ».
« Il est important de relever que les moyens de visioconférence ou de télécommunication doivent respecter les caractéristiques fixées par la loi et les règlements pour garantir l’intégrité et la qualité des débats » précise-t-il.
« Dans le même esprit », poursuit l’avocat, le texte « assouplit le recours à la consultation écrite des assemblées générales pour lesquelles ce mode de participation alternatif est déjà prévu par la loi, en le rendant possible sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer. Cette mesure concerne l’ensemble des décisions relevant de la compétence des assemblées générales, y compris, le cas échéant, celles relatives aux comptes ».
… et les conseils d’administration
La question avait été soulevée, notamment par Philippe Mixe lors d’un échange avec l’ACPR 32485, les conseils d’administrations pourront pleinement délibérer en mode digital. Pour Thierry Guillois, le texte est clair : « l’ordonnance étend et assouplit le recours aux moyens de visioconférence et de télécommunication pour les conseils d’administration, que celui-ci soit déjà prévu par les statuts de chaque organisme ou non. Le recours à ces moyens est autorisé pour l’ensemble des réunions du conseil, y compris celles relatives à l’arrêté ou à l’examen des comptes annuels, par dérogation à l’alinéa 4 de l’article L.114-20 du Code de la mutualité. En outre, les clauses contraires des statuts sont neutralisées, et l’existence de dispositions à cet effet dans le règlement intérieur n’est plus une condition de recours à ces moyens. »
On relèvera que, contrairement aux dispositions relatives à l’assemblée générale, aucune condition n’est à remplir pour recourir à cette forme de réunion. « Cela ne signifie pas pour autant que le dispositif soit pérenne. L’ordonnance concerne les réunions d’instance tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020. Une échéance qui pourrait être repoussée par décret jusqu’au 30 novembre 2020. Il faudra donc un nouveau texte pour que l’exceptionnel rejoigne le droit commun » conclut Thierry Guillois.
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